Chodí vám e-maily tak často, že občas nějakou zprávu přehlédnete? A kolik z nich je akutních? Když si poštu správně setřídíte podle priorit, usnadní vám to práci a důležité příchozí pošty si všimnete ihned. S uspořádáním e-mailů a jejich synchronizací vám může pomoci Lamael. Neberte pravidla e-mailové komunikace na lehkou váhu. Správná komunikace je totiž nezbytná.
- Předmět e-mailu je důležitý
Nezapomínejte na jasný předmět e-mailu, udržujte zprávy stručné, buďte zdvořilí. Posílání e-mailů s předmětem, který nesouvisí s jejich obsahem, je zbytečná ztráta času a svým způsobem to působí neprofesionálně. Jasným předmětem docílíte efektivní komunikace. Je to důležité i pro vyhledávání, protože obsah, který bude příjemce hledat, bude odpovídat předmětu.
- Neřešte v e-mailu příliš mnoho témat najednou
Co se týče obsahu, držte se jedné oblasti. Když obsah zamotáte a budete řešit páté přes deváté, je pro příjemce mnohem těžší se v něm vyznat. Pište stručně a k věci. Až si vaše kolegyně bude chtít přečíst román, sáhne po Danielle Steelové.
Tip: Jak na efektivní online komunikaci?
- Buďte kolegiální a hlídejte si svůj „tón“
Zdvořilý pozdrav a oslovení jménem je v online komunikaci velmi účinným prostředkem sbližování. Může se vám to zdát jako banalita, ale i z e-mailu jsou cítit emoce. Dávejte pozor, jaká slova používáte. Vyhněte se nadužívání některých znamének typu tři vykřičníky apod. A rozhodně v pracovním e-mailu nepoužívejte emotikony, ty můžete posílat blízkým přátelům nebo rodině, do pracovního e-mailu však nepatří. Občas je také vhodné zkorigovat svůj „tón“. Je skvělé, když víte, jak komunikovat s lidmi, i když se jedná o digitální komunikaci, která má zcela jiná pravidla, než kdybyste s nimi jednali osobně.
Tip: Krok za krokem: Jak nastavit přeposílání pošty z Gmailu – Lamael
- Vždy své e-maily kontrolujte
Před odesláním svůj e-mail vždy zkontrolujte. Pokud posíláte zprávy s překlepy, nepůsobí to dobře a je otravné takový text vůbec číst. Udržujte si profesionalitu i v této oblasti. Korektura je nezbytná.
- Zapojte kritické myšlení
Rozhodně nikdy nepřeposílejte řetězové e-maily, které obsahují neověřené informace. Dejte si chvilku času a zkuste si vyhledat zdroje. Existují weby jako Manipulátoři.cz, kde se dozvíte, jaké fake news zrovna kolují na internetu. Držte se zákonů. Vyhněte se jakékoli ilegální aktivitě, digitální stopa vás vždycky dožene.
Bezpochyby najdete nespočet článků tom, jak na aktivní e-mailovou komunikaci. Chcete-li psát efektivní e-maily, nejprve se sami sebe zeptejte, zda byste vůbec tento způsob komunikace měli používat. Někdy je možná lepší zvednout telefon. Nezapomínejte na to, že vaše e-maily jsou odrazem vaší profesionality. Buďte zdvořilí a před kliknutím na tlačítko „Odeslat“ si vždy zkontrolujte, co jste napsali. Občas se vyplatí, když se chvíli věnujete něčemu jinému a pak se k textu vrátíte.
Pokud byste chtěli s uspořádáním e-mailové schránky pomoci, můžete využít barevné značení. V Lamaelu díky němu budete mít vše na jednom místě a objevíte, co znamená efektivní práce. Označte si kontakty barvou, budou se automaticky řadit dle priority. Lamael získáte na 14 dní úplně zdarma. Registrujte se na webu Lamael hned teď.
